Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử - Như bài trước tôi đã nói về Hóa Đơn Điện Tử là gì ? và lợi ích của hóa đơn điện tử mang lại không những, cho doanh nghiệp mà còn cho cơ quan thuế như thế nào?. nhưng để áp dụng rộng rãi thì phải có lộ trình, không phải một sớm một chiều có thể làm được ngay được mà phải từng bước một và đặc biệt là phải có luật để quản lý nó. Vậy những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là gì ?

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

07 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử là theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người cung cấp trao đổi sản phẩm hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

1.  Là đơn vị tổ chức có giá trị về mặt pháp lý và trong quá trình hoạt động sẽ phát sinh giao dịch và giao dịch điện tử
2.  Có trang bị đầy đủ các hện thống để dảm bào việc lưu trữ, xuất, gửi và thực hiện báo cáo với cơ quan thuế về những vấn đề phát sinh.
3. Đơn vị phải đảm bao nguồn nhân lực có đủ chuyên môn để xử lý các vấn đề phát sinh.
4. Đơn vị phải có chữ ký điện tử.
5. Đơn vị phải đảm bao việc sao lưu dữ liệu khi gặp sự cố xãy ra.
6. Đơn vị phải đảm bảo hệ thống hoạt dộng một cách trơn tru
7. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về những sai sót trong khi sử dụng.

Trên là 07 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mà doanh nghiệp cần biết.

Hôm trước có nhiều Anh/Chị hỏi tôi hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng không? Tôi bảo là vẫn chưa có quy định rõ nữa và chưa có thông tin chính thức. Hôm nay đã có thông tin chính thức là theo dự thảo của  Bộ Tài Chính (BTC) sẽ bắt buộc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2018 theo giai đoạn. Vậy những đối tượng nào theo quy định sẽ bị bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử? 

08 đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc theo quy định

Căn cứ theo Điều 11 của Dự thảo nghị định quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP đã đề cập đến 8 đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2018

- Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1. Là một tổ chức kinh tế đang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 theo đúng quy định của BTC thì tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/01/2018;
2. Là một tổ chức kinh tế đang sử dụng, trao đổi, mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/01/2018 thực hiện chuyển đổi để sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế từ ngày 01/07/2018;
3. Là một tổ chức kinh tế có MST đang sử dụng hóa đơn giấy in từ hệ thống máy tính trước ngày 01/01/2018 nhưng không sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp
4. Thuộc các tổ chức kinh tế sai phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn, thuộc diện doanh nghiệp có rủi ro cao về việc chấp hành pháp luật thuế phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
5. Là doanh nghiệp mới được thành lập nếu không sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp, không phát sinh hóa đơn (hóa đơn đặt in) thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế cấp trong thời gian 06 tháng tính từ lúc thành lập doanh nghiệp. Sau 6 tháng công ty bắt buộc chuyển sang sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế được cơ quan thuế cấp phép (T VAN)
6. Là một tổ chức kinh tế nhỏ lẻ, ở những vùng kinh tế đặc biệt khó khăn nếu không sử dụng HĐĐT của doanh nghiệp thì được cơ quan thuế hỗ trợ để sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
7. Nếu thuộc kinh tế hộ gia đình kinh doanh theo lộ trình của Bộ tài chính (BTC). sẽ được hỗ trợ để sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
8. Không phải là tổ chức kinh tế (không có đại diện pháp nhân) nhưng có phát sinh hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ mà cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì cơ quan thuế sẽ cung cấp dịch vụ cấp lẻ HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Đối với những doanh nghiệp đã đặt in hóa đơn giấy trước năm 2018 thì vẫn được sử dụng cho đến năm 2018 và 2019. ( 08 đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc theo quy định )

3 Những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất 2018

Hiện nay, có thể nói "hóa đơn điện tử" là một loại hóa đơn mới đối với hầu hết tất cả doanh nghiệp đặc biệt là đối bộ phận kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ còn rất mơ hồ về loại hóa đơn này. Sau đây mình sẽ trình bày những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất 2018 để Anh/Chị kế toán hiểu hơn về những quy định của Bộ Tài Chính về hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Điều 11 của Dự thảo nghị định quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sửa đổi Nghị định 51/2010/NĐ-CP đã đề cập đến Những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất 2018

1. Không thể bắt buộc tất cả doanh nghiệp đồng loạt hóa đơn vì nhiều yếu tố như: nghiệp vụ kế toán hóa đơn điện tử chưa rõ ràng, yếu tố về địa lý của từng doanh nghiệp, quy mô của cơ sở kinh doanh, mạng lưới hóa đơn điện tử sử dụng chưa nhiều...Theo nghị định thì vẫn tồn tại 2 hình thức hóa đơn là : Hóa đơn giấy ( Bao gồm hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in sẽ hạn chế hình thức này) và hóa đơn điện tử để thuận tiện cho hoạt động của doanh nghiệp. BTC sẽ từ từ sẽ chuyển dần từ HĐ giấy sang HĐĐT theo lộ trình.
2. Đối với các đối với các đơn vị kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách gửi và nhận hóa đơn từ bên bán sang bên mua.
3. Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh phải thực hiện đăng ký/thông báo với cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, không phải lập thông báo phát hành hóa đơn.
4. Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức hóa đơn điện tử thì phải thông báo với người mua về nội dung, cũng như cách gửi và các nhận. 
5. Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trung gian) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
6. Bên bán có thể truy cập vào hệ thống tạo lập hóa đơn điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trung gian ( bên bán đã mua gói dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được cấp phép hoạt động ) để khởi tạo và tạo lập hóa đơn điện tử cung cấp cho bên mua.
7. Định kỳ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thực hiện chuyển thông tin dữ liệu từng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phát sinh trong tháng đến cơ quan thuế cùng thời gian gửi hồ sơ khai thuế GTGT. - Những quy định về hóa đơn điện tử mới nhất 2018.

3.1 Có bao nhiêu đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử ( tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trung gian) hiện nay ?

Những đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trung gian là những đơn vị được bộ Thông Tin và Truyền thông cấp phép hoạt động như: Đơn vị cung cấp chữ ký số và các tổ chức T VAN. Có thể liệt kê ra các đơn vị lớn như :

1. Hóa đơn điện tử Vina
2. Hóa đơn điện tử Vietel
3. Hóa đơn điện tử FPT
4. Hóa đơn điện tử VNPT
5. Hóa đơn điện tử BKAV và nhiều đơn vị khác