Hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì ? Trong cuộc sống hiện nay, mọi sự vật hiện tượng điều vận động theo cách riêng của nó nhưng điều có xu hướng là vận động theo hướng cái sau đơn giản hiệu quả hơn cái trước trong mọi nhiều vấn đề của cuộc sống. Bên mình hoạt động trong lĩnh vực về chữ ký số, dịch vụ thuế doanh nghiệp nên mình không dài dòng nữa. Chắc các bạn đã nghe nhắc tới nhiều về: in hóa đơn, hóa đơn đỏ, đăng ký hóa đơn, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, phát hành hóa đơn hay trong cuộc sống thì ta gặp hóa đơn điện, hóa đơn nước..., nhưng cụm từ "hóa đơn điện tử" thì có vẻ là lẫm đối với chúng ta đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập và đối với Anh/Chị kế toán. Vậy hóa đơn điện tử là gì ? và được định nghĩa ra sao ?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại hóa đơn dưới dạng tập tin được cơ quan thuế Việt Nam quản lý dùng để là làm chứng từ mua bán trao đổi hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập giữa các đơn vị và được lưu trữ trên máy tính bằng các file mềm có thể, quản lý và duy chuyển trên hệ thống internet.
Hiện nay trên cả nước doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm trong khoảng 95-98% trong tổng cơ cấu của Doanh nghiệp Việt Nam chính vì vậy việc đầu tư hệ thống server để khởi tạo, xuất hóa đơn, bảo quản, lưu trữ HĐĐT là điều rất khó khăn và rất tốn kém phí vì vậy HĐĐT chỉ phù hợp với DN sở hữu quy mô lớn, sử dụng nhiều hóa đơn, vì cần hoàn thành nhiều điều kiện như sở hữu băng thông tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng việc khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hoá đơn điện tử; với đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng để khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử; với công đoạn sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu… ( Hóa đơn điện tử là gì )
Còn đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (HĐĐTXT). Vậy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì ? ( Hóa đơn điện tử là gì )
Nhưng dùng HĐ xác thực, trước khi chuyển giao hóa đơn cho khách hàng, người bán lập HĐ sở hữu đầy đủ thông tin và gửi qua Internet tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế. Hệ thống này ngay lập tức kiểm tra tự động rà soát lại xem người bán có đủ căn cứ pháp lý hay ko, có thực sự đang hoạt động không, có bị tình trạng nợ thuế không… và xác thực HĐ, sau ấy chuyển ngược lại cho người bán để người bán giao hóa đơn cho người sử dụng.
Do vậy thay vì DN tự chịu trách nhiệm và lưu trữ dữ liệu HĐ của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục TCT sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho DN, cơ quan thuế và quý khách có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đấy.
Việc chuyển đổi này đã được quy định tại Nghị Định 119. HĐĐT muốn được chuyển đổi sang hình thức HĐ giấy bắt buộc phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của bên cung cấp sản phẩm dịch vụ. ( Hóa đơn điện tử là gì )
1/ Xét về phương diện Doanh nghiệp:
2/ Xét về phương diện cho các cơ quan thuế:
Đến đây thì ta đã giải thích được Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử ? biết được chức năng của hóa đơn điện tử là giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế tiết kiệm được nguồn lực thời gian công sức kể cả tiền bạc trong công việc kinh doanh và quản lý một cách hiệu quả nhất. Vậy một vấn đề đặt ra là Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào ? Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử ra sao và có bao nhiêu đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay? Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tuy nhiên bên CKS Vina sẽ liệt kê ra những đơn vị cung cấp hóa đơn điên tử lớn như sau: Hóa đơn điện tử Smartvas, VNPT, VIETEL, BKAV, FPT... và nhiều đơn vị khác và đây là những đơn vị cung cấp chữ ký số hàng đầu hiện nay.
Trên là bài: Hóa đơn điện tử là gì ? của CKSVINA
Hóa đơn điện tử là gì ?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại hóa đơn dưới dạng tập tin được cơ quan thuế Việt Nam quản lý dùng để là làm chứng từ mua bán trao đổi hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập giữa các đơn vị và được lưu trữ trên máy tính bằng các file mềm có thể, quản lý và duy chuyển trên hệ thống internet.
Hiện nay trên cả nước doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm trong khoảng 95-98% trong tổng cơ cấu của Doanh nghiệp Việt Nam chính vì vậy việc đầu tư hệ thống server để khởi tạo, xuất hóa đơn, bảo quản, lưu trữ HĐĐT là điều rất khó khăn và rất tốn kém phí vì vậy HĐĐT chỉ phù hợp với DN sở hữu quy mô lớn, sử dụng nhiều hóa đơn, vì cần hoàn thành nhiều điều kiện như sở hữu băng thông tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng việc khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hoá đơn điện tử; với đội ngũ nhân lực đủ trình độ, khả năng để khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử; với công đoạn sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu… ( Hóa đơn điện tử là gì )
Còn đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (HĐĐTXT). Vậy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì ? ( Hóa đơn điện tử là gì )
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là gì ?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là thuộc một dạng HĐĐT mà được Tổng cục thuế (TCT) cấp mã xác thực và số xác thực thông qua server xác thực của TCT. Đối với HĐĐTXT, người bán sẽ yêu cầu ký điện tử trên HĐ được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ cho dòng hóa đơn điện tử này.Nhưng dùng HĐ xác thực, trước khi chuyển giao hóa đơn cho khách hàng, người bán lập HĐ sở hữu đầy đủ thông tin và gửi qua Internet tới hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế. Hệ thống này ngay lập tức kiểm tra tự động rà soát lại xem người bán có đủ căn cứ pháp lý hay ko, có thực sự đang hoạt động không, có bị tình trạng nợ thuế không… và xác thực HĐ, sau ấy chuyển ngược lại cho người bán để người bán giao hóa đơn cho người sử dụng.
Do vậy thay vì DN tự chịu trách nhiệm và lưu trữ dữ liệu HĐ của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục TCT sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho DN, cơ quan thuế và quý khách có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đấy.
Vì vậy, việc sử dụng hóa đơn xác thực, người dùng hoàn toàn yên tâm, không lo HĐ kém chất lượng, hóa đơn bất hợp pháp vì “danh tính” của người bán đã được cơ quan thuế xác thực. Đây là giải pháp bảo vệ Doanh nghiệp hữu hiệu nhất trong bối cảnh HĐ giả, hóa đơn bất hợp pháp, “doanh nghiệp ma” vẫn còn rất nhiều.
=> Nói tóm lại: Nếu doanh nghiệp không sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì hiện nay những đơn vị có đủ cơ sở hạ tầng công nghệ (những đơn vị đã hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng) như: Hóa đơn điện tử Viettel, VNPT, FPT, BKAV, Vina Smartsign, Efy-ca, Trust-CA... ( Hóa đơn điện tử là gì )
“Ngày lập HĐ đối với bán hàng hóa cung ứng dịch vụ được tính từ thời điểm HĐ được gửi cho người mua cho người mua, không căn cứ vào việc đã được thanh toán hay chưa thanh toán tiền.
Ngày lập HĐ đối với cung cấp dịch vụ là ngày hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã được thanh toán tiền hay chưa được thanh toán tiền. Trường hợp đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung ứng dịch vụ thì ngày lập HĐ là ngày thu tiền...”
Từ đó, DN nào có sử dụng HĐĐT mà ngày HĐ được lập ra khác với ngày ký của HĐ cần phải tuân theo quy định tại điểm a, khoản 2, điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành.
Tuy nhiên, khi kê khai HĐĐT mà ngày ký sau ngày ngày lập ra thì doanh nghiệp đó sẽ căn cứ theo ngày lập HĐĐT để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
Hóa đơn xác thực và hóa đơn điện tử có gì giống và khác nhau
Phân biệt giữa hoá đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực có gì khác và giống nhau?=> Nói tóm lại: Nếu doanh nghiệp không sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì hiện nay những đơn vị có đủ cơ sở hạ tầng công nghệ (những đơn vị đã hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng) như: Hóa đơn điện tử Viettel, VNPT, FPT, BKAV, Vina Smartsign, Efy-ca, Trust-CA... ( Hóa đơn điện tử là gì )
Hóa đơn điện tử và những điều cần biết
Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những điều cần biết về hóa đơn điện tử giải tỏa phần nào khó khăn trong từng công đoạn thủ tục nhé!
Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng hay không ?
Kể từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước buộc phải có hóa đơn điện tửTrong hóa đơn điện tử ngày ký có được thể hiện không?
Một trong những điều cần biết về hóa đơn điện tử thì câu hỏi “HĐĐT có ngày ký không?” luôn là nỗi băn khoăn của không ít những người làm về thuế. Vấn đề này cũng được nói rõ hơn trong mục a, khoản 2, điều 16 có quy định cho việc tạo lập HĐ do Chính phủ quy định cho HĐ bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, được quy định như sau:“Ngày lập HĐ đối với bán hàng hóa cung ứng dịch vụ được tính từ thời điểm HĐ được gửi cho người mua cho người mua, không căn cứ vào việc đã được thanh toán hay chưa thanh toán tiền.
Ngày lập HĐ đối với cung cấp dịch vụ là ngày hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã được thanh toán tiền hay chưa được thanh toán tiền. Trường hợp đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung ứng dịch vụ thì ngày lập HĐ là ngày thu tiền...”
Từ đó, DN nào có sử dụng HĐĐT mà ngày HĐ được lập ra khác với ngày ký của HĐ cần phải tuân theo quy định tại điểm a, khoản 2, điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành.
Tuy nhiên, khi kê khai HĐĐT mà ngày ký sau ngày ngày lập ra thì doanh nghiệp đó sẽ căn cứ theo ngày lập HĐĐT để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
Có cần đóng dấu trong hóa đơn điện tử hay không?
Không ít các DN đưa ra câu hỏi này, và đây cũng là một trong những điều cần biết cho DN.
Theo khoản 3, điều 4 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực thi vào ngày 31/3/2014 thì các các trường hợp không thuộc vào đơn vị kế toán thì không cần đóng dấu trong các trường hợp sau:
– Các HĐ tự in do các tổ chức kinh doanh ( siêu thị, trung tâm mua sắm…)
– Tem, vé in sẵn các loại mệnh giá.
– Công ty, doanh nghiệp phát sinh sử dụng hóa đơn bán sỉ lớn, chấp hành tốt các luật lệ về thuế, căn cứ đặc điểm của từng loại hình kinh doanh, … sẽ được xem xét và xét duyệt.
Theo khoản 3, điều 4 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực thi vào ngày 31/3/2014 thì các các trường hợp không thuộc vào đơn vị kế toán thì không cần đóng dấu trong các trường hợp sau:
– Các HĐ tự in do các tổ chức kinh doanh ( siêu thị, trung tâm mua sắm…)
– Tem, vé in sẵn các loại mệnh giá.
– Công ty, doanh nghiệp phát sinh sử dụng hóa đơn bán sỉ lớn, chấp hành tốt các luật lệ về thuế, căn cứ đặc điểm của từng loại hình kinh doanh, … sẽ được xem xét và xét duyệt.
Hóa đơn điện tử có bao nhiêu liên ?
Một trong những điều cần biết về hóa đơn điện từ có chính là nó có liên như HĐ giấy không? Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ là không. HĐĐT sẽ hiển thị một hoặc nhiều trang trên hóa đơn của doanh nghiệp hoặc khách hàng. Từ đó Cơ quan thuế sẽ dể dàng xem xét và xử lí dữ liệu trên trang hóa đơn đó.
Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ ?
Trong một số trường hợp, các DN muốn chuyển đổi việc sử dụng HĐĐT sang HĐ giấy thì liệu có hợp lệ? Đây cũng vẫn là một trong những khúc mắc cũng như những điều cần biết về hóa đơn điện tử. ( Hóa đơn điện tử là gì )Việc chuyển đổi này đã được quy định tại Nghị Định 119. HĐĐT muốn được chuyển đổi sang hình thức HĐ giấy bắt buộc phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của bên cung cấp sản phẩm dịch vụ. ( Hóa đơn điện tử là gì )
Khi nào Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý ?
Việc kiểm tra tính pháp lí của HĐĐT là một trong những điều cần biết về hóa đơn điện tử cùa DN. HĐĐT có giá trị pháp lí khi:- HĐĐT sẽ có giá trị về mặt pháp lí tương tự như loại hóa đơn giấy trước đây.
- HĐ phải do Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế xét duyệt và chấp nhận.
- HĐ sẽ có giá trị pháp lí khi có đầy đủ luật giao dịch điện tử.
Xem thêm:=> Hóa đơn điện tử có lùi ngày xuất được không ?
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử ?
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử? ta có thể xét về nhiều phương diện khác nhau ở đây ta phân tích theo hai phương diện.1/ Xét về phương diện Doanh nghiệp:
- Thời buổi kinh tế thị trường công nghệ 4.0 để Việt Nam hội nhập với quốc tế thì cần đơn giản thủ tục hành chính rờm rà đặc biệt là trong vấn đề của thuế, Khi một doanh nghiệp Việt nam làm ăn với 1 doanh nghiệp quốc tế khi cần đặt hàng, thì chắc chắn sẽ xuất hóa đơn chứng từ về đơn đặt hàng đó nếu doanh nghiệp Việt Nam không sử dụng hóa đơn điện tử mà sử dụng hóa đơn giấy thì điều gì sẽ xãy ra đây: thứ nhất là mất thời gian tạo lập, thời gian gửi và có thể thất lạc hoặc sai...đây cũng là vấn đề của các công ty làm ăn trong nước hàng tá vấn đề đặt ra. Điến đây anh chị có thể tự đưa ra nhận định của Anh/Chị là có nên sử dụng hóa đơn điện tử hay không?
2/ Xét về phương diện cho các cơ quan thuế:
- Đối với những đơn vị phát sinh nhiều hóa đơn chứng từ thì tới kỳ mỗi lần tới giai đoạn khai báo thuế theo tháng, quý và theo năm, việc kiểm tra hóa đơn có được toàn vẹn hay mất mát gì hay không là một chuyện rất mất thời gian cơ quan thuế phải kiểm tra từng tờ hóa đơn, cho dù vậy cũng được đi nhưng nếu nhỡ thuế kiểm tra bị thiếu mất mát thì doanh nghiệp lại bị phạt, ảnh hưởng rất nhiều vần đề của doanh nghiệp và cơ quan thuế...
Đến đây thì ta đã giải thích được Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử ? biết được chức năng của hóa đơn điện tử là giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế tiết kiệm được nguồn lực thời gian công sức kể cả tiền bạc trong công việc kinh doanh và quản lý một cách hiệu quả nhất. Vậy một vấn đề đặt ra là Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào ? Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử ra sao và có bao nhiêu đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hiện nay? Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tuy nhiên bên CKS Vina sẽ liệt kê ra những đơn vị cung cấp hóa đơn điên tử lớn như sau: Hóa đơn điện tử Smartvas, VNPT, VIETEL, BKAV, FPT... và nhiều đơn vị khác và đây là những đơn vị cung cấp chữ ký số hàng đầu hiện nay.
Trên là bài: Hóa đơn điện tử là gì ? của CKSVINA
Chuyên mục:
hoadondientu
