Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử

Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử - Ngày nay với thời kì công nghệ 4.0, đa phần các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ cho công việc nhằm mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và cho các cơ quan thuế.

                             

    ( Ảnh: Viet Phat Group)

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn gặp những khó khăn hay mắc phải, chẳng hạn như cách quản lý, điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử, cách phát hành và sử dụng,… Để bạn hiểu rõ hơn về những vấn đề này, tôi xin mời bạn xem phần nội dung cụ thể dưới đây.

Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nên biết || CKSVINA

Vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm đó là thủ tục khởi tạo, quản lý, phát hành hóa đơn, sử dụng hóa đơn điện tử, đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế, hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, logo thương hiệu của doanh nghiệp. Những trường hợp mà các doanh nghiệp nên chú ý:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp không đảm bảo điều kiện về quy định khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC về những điều kiện khởi tạo, sử dụng hóa đơn như:

- Chưa nộp thuế điện tử hay kê khai thuế qua mạng, hoặc chưa thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking, các giao dịch điện tử khác trong ngân hàng.

- Doanh nghiệp chưa có chữ ký điện tử, chữ ký số chưa hợp lệ theo pháp luật.

- Doanh nghiệp không đảm bảo đường truyền mạng, địa điểm, thiết bị... để thực hiện khởi tạo, xuất gửi.

- Chưa trang bị các phần mềm phục vụ kinh doanh hàng hóa và cung ứng dịch vụ có khả năng kết nối với các ứng dụng phần mềm kế toán, nhằm đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử không bị ảnh hưởng trong quá trình sử dụng….

Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải sở hữu đội ngũ nhân viên có đầy đủ những chuyên môn và trình độ cao để thực hiện các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật đã đề ra.

Trường hợp 2: hóa đơn khi đã gửi hóa đơn điện tử cho bên mua nhưng đã phát hiện sai sót.

Việc này bên người mua và người bán phải lập một bản thỏa thuận giữa 2 bên và ghi rõ những sai sót. Ngay lúc đó, người bán sẽ bắt đầu thông báo bên cơ quan thuế để hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới, rồi tiến hành gửi lại cho bên mua.

Trường hợp 3: doanh nghiệp bị phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử được cơ quan thuế thông báo.

Trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày được thông báo, bên người bán là doanh nghiệp phải hủy hóa đơn bị sai sót và lập hóa đơn mới để cơ quan thuế ký số, cấp mã hóa đơn mới, rồi sau cùng bên bán sẽ gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên người mua.

Trường hợp 4: khi hóa đơn chưa gửi cho người mua đã phát hiện sai sót.

Vấn đề này bên người bán cần phải thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn có sai sót và tiến hành lập một hóa đơn mới gửi cho cơ quan thuế bằng mã hóa đơn mới. Sau đó, lấy hóa đơn đã lập mới để gửi cho bên mua.

Để giải quyết những khó khăn trên, nhiều đơn vị ra đời cung ứng những phần mền hóa đơn điện tử giúp thuận lợi hơn trong việc kinh doanh của các công ty.

CKSVINA sẽ liệt kê cho bạn vài nhà cung cấp uy tín được nhiều khách hàng hiện nay như: hóa đơn điện tử VNPT, VINA, VIETEL, SMARTVAS, BKAV, FPT,…
Có thể bạn quan tâm: => Thông tư mới nhất về hóa đơn điện tử

Kính chúc các bạn sẽ thành công hơn với sự lựa chọn của mình!